Regulamin

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Biuro tłumaczeń specjalistycznych i technicznych TECH-TEXT świadczy usługi tłumaczeniowe z zakresu tłumaczeń ustnych i pisemnych oraz inne usługi pokrewne (redakcja i korekta językowa, weryfikacja poprawności tekstu/tłumaczenia, uwierzytelnienie tekstu tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego, edycja, lokalizacja, i in.).

2. Usługi świadczone przez TECH-TEXT są wykonywanie zgodnie z Regulaminem.

3. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 1 października 2015 roku.

§ 2 Zlecenia

1. Biuro tłumaczeń TECH-TEXT dokonuje wyceny tłumaczenia i informuje o niej za Zleceniodawcę każdym razem przed rozpoczęciem wykonywania zlecenia. Biuro przystępuje do wykonywania zlecenia po otrzymaniu pisemnego potwierdzenia wyceny przez Zleceniodawcę. Otrzymanie takiego potwierdzenia, które może zostać złożone przez Zleceniodawcę osobiście lub pocztą elektroniczną, jest równoznaczne z zapoznaniem się z Regulaminem i zaakceptowaniem go.

3. W przypadku Zleceniodawców, z którymi biuro tłumaczeń TECH-TEXT ma podpisaną umowę o współpracy, przystąpienie do wykonywania zlecenia następuje po otrzymaniu przez TECH–TEXT materiałów do tłumaczenia wraz z informacjami niezbędnymi do jego wykonania, tj. językiem docelowym, terminem i innymi informacjami w zależności od konkretnego przypadku.

§ 3 Zasady wykonywania tłumaczeń pisemnych zwykłych

1. Warunkiem przystąpienia do wykonania zlecenia tłumaczenia pisemnego zwykłego jest materiał wyjściowy: dokument (wydruk), skan lub plik (w formacie Word, pdf, jpg bądź analogicznym).

2. Po otrzymaniu materiałów do tłumaczenia TECH-TEXT dokonuje wstępnego oszacowania objętości tłumaczenia. Na tej podstawie oraz na podstawie podanego przez Zleceniodawcę preferowanego terminu wykonania, wskazuje w porozumieniu ze Zleceniodawcą tryb wykonania tłumaczenia.

3. Podstawą wstępnego oszacowania objętości tłumaczenia pisemnego zwykłego jest liczba stron rozliczeniowych w tekście źródłowym, jeśli dokument został dostarczony w postaci elektronicznej, w formacie tekstowym (na przykład MS Word). W pozostałych przypadkach (faks, skany dokumentów, pismo odręczne itp.) wstępne określenie objętości tłumaczenia pisemnego zwykłego dokonywane jest szacunkowo.

4. Ostateczne rozliczenie tłumaczenia tekstu następuje na podstawie liczby stron tekstu docelowego, chyba że w określonym przypadku wyraźnie ustalono inaczej w formie pisemnej. Jedna strona rozliczeniowa liczy 1500 znaków łącznie ze spacjami. Objętość tłumaczenia jest zaokrąglana w górę do 0,5 strony rozliczeniowej.

5. Zlecenia tłumaczeń pisemnych zwykłych wykonywane w trybie zwykłym, bez wskazanej w zamówieniu godziny realizacji, są przekazywane Zleceniodawcy do godz. 17:00 w dniu ustalonym jako termin realizacji zlecenia, chyba, że przyjęto inaczej. Termin realizacji zlecenia przyjętego po godzinie 15 jest liczony od godziny 9 następnego dnia roboczego.

6. Biuro tłumaczeń TECH-TEXT wykonuje tłumaczenia zwykłe w następujących trybach:
Tryb ZWYKŁY: do 7 stron rozliczeniowych dziennie. Stawka zwykła ustalana w zależności od rodzaju tekstu, charakteru tłumaczenia, ilości stron.
Tryb PRZYSPIESZONY: powyżej 8 do 14 stron w ciągu jednego dnia roboczego (stawka jak za tryb zwykły + 50%)
Tryb EKSPRESOWY: powyżej 14 stron rozliczeniowych w ciągu jednego dnia roboczego lub wykonanie tłumaczenia na ten sam dzień roboczy, w którym zostało zlecone (stawka jak za tryb zwykły +100%).

7. TECH-TEXT s.c. dołoży wszelkich starań, aby tekst przetłumaczony stanowił wierny przekład tekstu oryginalnego. W przypadku trybu przyspieszonego i/lub ekspresowego Zleceniodawca akceptuje możliwość wystąpienia pomyłek, związanych z brakiem czasu na głęboką analizę i szczegółową weryfikację przetłumaczonego tekstu.

8. TECH-TEXT przekazuje Zleceniodawcy tekst tłumaczenia w formie pliku w formacie Word, Excel lub PowerPoint. Klientom indywidualnym tekst tłumaczenia jest przekazywany po opłaceniu usługi. W przypadku płatności przelewem należność musi znaleźć się na koncie biura tłumaczeń TECH-TEXT przed odbiorem tłumaczenia. Jeśli Zleceniodawcą jest firma, tekst tłumaczenia jest odsyłany e-mailem. W ślad za nim TECH-TEXt wysyła również e-mailem fakturę za wykonaną usługę płatną w ciągu 14 dni, chyba że zostanie ustalone inaczej dla konkretnego zlecenia.

9. W przypadku tłumaczeń wykonywanych w trybie przyspieszonym lub ekspresowym biuro tłumaczeń TECH-TEXT zastrzega sobie prawo do rozdzielenia tekstu między kilku tłumaczy bądź kilka tłumaczek, co może skutkować rozbieżnościami w zastosowanej terminologii.

10. Jeśli pliki przekazane przez zleceniodawcę do tłumaczenia zawierają rysunki, schematy, wykresy itp., których Zleceniodawca nie przekazał w wersji elektronicznej, która da się edytować, TECH-TEXT nie ma obowiązku odtwarzania tych elementów w tekście tłumaczenia. TECH-TEXT ustali w porozumieniu ze Zleceniodawcą, w jaki sposób rysunki, schematy, wykresy itp. zostaną uwzględnione w tłumaczeniu, aby bez wątpliwości przyporządkować poszczególne fragmenty tłumaczenia odpowiednim fragmentom stanowiącym rysunek, schemat, wykres itp. bądź ich część. Biuro tłumaczeń TECH-TEXT może zachować wygląd i formatowanie oryginału dostarczonego przez Zleceniodawcę. Stanowi to jednak usługę dodatkową, za której wykonanie cena jest ustalana indywidualnie.

11. Wszystkie tłumaczenia zwykłe są archiwizowane i przechowywane przez biuro tłumaczeń TECH-TEXT przez 6 miesięcy.

§ 4 Zasady wykonywania tłumaczeń pisemnych przysięgłych

1. W przypadku tłumaczeń przysięgłych, oprócz przekazania tekstu do tłumaczenia w postaci wydruku, skanu lub pliku, Zleceniodawca musi okazać oryginał dokumentu przed rozpoczęciem pracy nad tłumaczeniem lub przy odbiorze tłumaczenia. Biuro tłumaczeń TECH-TEXT wykonuje również tłumaczenia przysięgłe z kopii dokumentu. W takim wypadku w tłumaczeniu umieszczona zostaje adnotacja, że zostało ono wykonane z kopii.

2. Po otrzymaniu tekstu do tłumaczenia TECH-TEXT dokonuje wstępnego oszacowania objętości tłumaczenia i na tej podstawie ustala wraz ze Zleceniodawcą tryb wykonania tłumaczenia.

3. Podstawą rozliczania objętości tłumaczenia pisemnego przysięgłego jest liczba stron rozliczeniowych tłumaczenia przysięgłego w tekście docelowym – tekście tłumaczenia. Strona rozliczeniowa tłumaczenia przysięgłego zawiera 1125 znaków ze spacjami. Objętość tłumaczenia przysięgłego jest zaokrąglana w górę do pełnej strony rozliczeniowej tłumaczenia przysięgłego.

7. Biuro tłumaczeń TECH-TEXT wykonuje tłumaczenia przysięgłe w następujących trybach:
Tryb ZWYKŁY: do 7 stron rozliczeniowych dziennie. Stawka zwykła ustalana w zależności od rodzaju tekstu, charakteru tłumaczenia, ilości stron.
Tryb PRZYSPIESZONY: powyżej 8 do 14 stron w ciągu jednego dnia roboczego (stawka jak za tryb zwykły + 50%)
Tryb EKSPRESOWY: powyżej 14 stron rozliczeniowych w ciągu jednego dnia roboczego lub wykonanie tłumaczenia na ten sam dzień roboczy, w którym zostało zlecone (stawka jak za tryb zwykły +100%).

8. W przypadku tłumaczeń przysięgłych tekst tłumaczenia przekazywany jest Zleceniodawcy na wydruku, w jednym egzemplarzu. Na życzenie Zleceniodawcy TECH-TEXT może wykonać więcej egzemplarzy tłumaczenia przysięgłego za dodatkową opłatą, wynoszącą 20% ceny tłumaczenia. Jeśli Zleceniodawca zamówi dodatkową kopię tłumaczenia przysięgłego po upływie siedmiu dni od dnia wykonania tłumaczenia, Zleceniodawca ma prawo potraktować taki dodatkowy egzemplarz jako odpis, a wówczas cena wynosi 50% ceny tłumaczenia.

9. Tłumaczenie przysięgłe Zleceniodawca odbiera osobiście w siedzibie biura tłumaczeń TECH-TEXT. Biuro tłumaczeń TECH-TEXT może przesłać tłumaczenie pocztą lub za pośrednictwem firmy kurierskiej na życzenie Zleceniodawcy, który ponosi wówczas całkowite koszty przesyłki.

10. Zlecenia tłumaczeń pisemnych przysięgłych, które są wykonywane w trybie zwykłym, bez wskazanej w zamówieniu godziny realizacji, są przekazywane Zleceniodawcy do godz. 17:00 w dniu ustalonym jako termin realizacji zlecenia, chyba, że przyjęto inaczej. Termin realizacji zlecenia przyjętego po godzinie 15 jest liczony od godziny 9 następnego dnia roboczego.

§ 5 Zasady wykonywania tłumaczeń ustnych

1. Składając zlecenie na wykonanie tłumaczenia ustnego, Zleceniodawca powinien przekazać TECH-TEXT następujące informacje: tematyka tłumaczenia, charakter spotkania/wydarzenia, program, liczba słuchaczy/uczestników, teksty wygłaszanych przemówień/referatów/wystąpień, miejsce wykonania tłumaczenia, szacunkowy czas trwania. W przypadku tłumaczeń ustnych specjalistycznych Zleceniodawca w miarę możliwości przekaże TECH-TEXT materiały, które pomogą tłumaczce bądź tłumaczowi przygotować się do tłumaczenia, najpóźniej na 3 dni robocze przed datą rozpoczęcia realizacji zlecenia.

2. Minimalną jednostką rozliczeniową tłumaczeń ustnych jest blok czterogodzinny. Minimalna stawka za tłumaczenie ustne w jednym dniu jest równa stawce za blok czterogodzinny. Każda rozpoczęta godzina tłumaczenia jest liczona jako cała godzina. W przypadku tłumaczeń odbywających się przez kilka dni jest możliwe rozliczanie godzinowe.

3. W tłumaczeniu symultanicznym, inaczej kabinowym lub konferencyjnym, zawsze bierze udział dwóch tłumaczy. W wyjątkowych sytuacjach i jeśli czas trwania tłumaczenia nie przekracza dwóch godzin, TECH-TEXT może w porozumieniu ze Zleceniodawcą i tłumaczem zdecydować o zaangażowaniu do wykonania zlecenia tylko jednego tłumacza.

4. Jeśli czas trwania tłumaczenia ustnego w jednym dniu przekracza osiem godzin, stawka za dodatkowe godziny pracy tłumacza jest ustalana pomiędzy TECH-TEXT a Zleceniodawcą indywidualnie. W przypadku tłumaczeń ustnych wykonywanych w tym samym dniu, w którym zostały zlecone oraz tłumaczeń ustnych wykonywanych po godz. 18.00 oraz w soboty, niedziele i inne dni ustawowo wolne od pracy stawka za tłumaczenie jest ustalana jest ustalana pomiędzy TECH-TEXT a Zleceniodawcą indywidualnie. Czas pracy tłumacza liczony jest od godziny, na którą został umówiony i zgłosił się w miejscu wykonywania tłumaczenia, do godziny zakończenia spotkania bądź wydarzenia ustalonej uprzednio w zleceniu bądź do momentu zwolnienia go przez Zleceniodawcę z wykonywania obowiązków. Przerwy przewidziane dla uczestników konferencji, spotkania, wydarzenia, są traktowane jako przerwy również dla tłumacza i są w rozliczeniu uwzględniane jako czas jego pracy.

5. Biuro tłumaczeń TECH-TEXT oferuje także usługi tłumaczenia ustnego świadczone poza Warszawą. W takim przypadku oprócz kosztów samej usługi tłumaczenia występują koszty dodatkowe, tj. koszt dojazdu tłumacza, ewentualny koszt zakwaterowania oraz koszt dyspozycyjności tłumacza tj. czas poświęcony przez tłumacza na dojazd oraz czas jego przebywania poza miejscem zamieszkania i pracy. Stawka godzinowa jest w przypadku takich tłumaczeń ustalania indywidualnie.

§ 6 Odwoływanie zleceń

1. Warunki ogólne odwoływania zleceń pisemnych

Zleceniodawca ma prawo odwołać zlecenie tłumaczenia w dowolnym momencie. Zlecenie zostaje odwołane po skutecznym poinformowaniu biura TECH-TEXT przez Zleceniodawcę w formie pisemnej o odwołaniu zlecenia.
W przypadku gdy informacja o odwołaniu zlecenia została wysłana przez Zleceniodawcę poza godzinami pracy biura tłumaczeń TECH-TEXT będzie uznane jest za skutecznie doręczone o godzinie dziewiątej kolejnego dnia roboczego.
Zleceniodawca jest zobowiązany do zapłacić za część tłumaczenia, która została wykonana do momentu odwołania zlecenia zgodnie ze stawką ustaloną uprzednio pomiędzy TECH-TEXT a Zleceniodawcą. Tłumaczenie wykonane do momentu jego odwołania może zostać przekazane Zleceniodawcy, jeśli Zleceniodawca wyrazi takie życzenie.

2. Warunki ogólne odwoływania zleceń ustnych

Jeśli planowany czas tłumaczenia ustnego wynosi jeden dzień, Zleceniodawca może odwołać zlecenie nie ponosząc żadnych kosztów czy konsekwencji najpóźniej na trzy dni robocze przed datą ustaloną jako data wykonania tłumaczenia. Jeśli Zleceniodawca odwoła takie zlecenie później, ponosi koszt gotowości tłumacza do wykonania zlecenia wynoszący 50% wartości zlecenia ustalonej uprzednio pomiędzy TECH-TEXT a Zleceniodawcą jak również ewentualne koszty dodatkowe jeśli zlecone tłumaczenie miało odbyć się poza Warszawą i tłumacz poniósł nakłady na zakwaterowanie, dojazd itp.
Jeśli planowany czas tłumaczenia ustnego wynosi od dwóch do siedmiu dni, Zleceniodawca może odwołać zlecenie nie ponosząc żadnych kosztów czy konsekwencji najpóźniej na pięć dni roboczych przed datą ustaloną jako data rozpoczęcia tłumaczenia. Jeśli Zleceniodawca odwoła takie zlecenie później, ponosi koszt gotowości tłumacza do wykonania zlecenia wynoszący 40% wartości zlecenia ustalonej uprzednio pomiędzy TECH-TEXT a Zleceniodawcą jak również ewentualne koszty dodatkowe jeśli zlecone tłumaczenie miało odbyć się poza Warszawą i tłumacz poniósł nakłady na zakwaterowanie, dojazd itp.
Jeśli planowany czas tłumaczenia ustnego wynosi powyżej siedmiu dni, Zleceniodawca może odwołać zlecenie nie ponosząc żadnych kosztów czy konsekwencji najpóźniej na siedem dni roboczych przed datą ustaloną jako data rozpoczęcie tłumaczenia. Jeśli Zleceniodawca odwoła takie zlecenie później, ponosi koszt gotowości tłumacza do wykonania zlecenia wynoszący 30% wartości zlecenia ustalonej uprzednio pomiędzy TECH-TEXT a Zleceniodawcą jak również ewentualne koszty dodatkowe jeśli zlecone tłumaczenie miało odbyć się poza Warszawą i tłumacz poniósł nakłady na zakwaterowanie, dojazd itp.

§ 7 Poufność

1. Biuro tłumaczeń TECH-TEXT zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z wykonywanym tłumaczeniem, w szczególności treści tłumaczonych tekstów. TECH-TEXT zapewnia, że wszyscy tłumacze i wszystkie tłumaczki współpracujący z biurem tłumaczeń TECH-TEXT i wykonujący usługi dla TECH-TEXT, jak również pracownicy TECH-TEXT podpisali zobowiązanie do zachowania poufności i zostali pouczeni o konsekwencjach wynikających z naruszenia takiego zobowiązania.
Biuro tłumaczeń TECH-TEXT dołoży wszelkich starań, aby materiały przekazane do wglądu w celu dokonania wyceny, jak również materiały przekazane do tłumaczenia a także materiały pomocnicze będą przechowywane z należytą starannością, tak aby uniemożliwić osobom niepowołanym dostęp oraz nie zostaną ujawnione osobom trzecim bez wiedzy i zgody Zleceniodawcy.

§ 8 Odpowiedzialność

1. Odpowiedzialność materialna za wszystkie ewentualne szkody związane z wadliwym wykonaniem tłumaczenia przez biuro tłumaczeń TECH-TEXT jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto (bez podatku VAT) ustalonego ze Zleceniodawcą za wykonanie tego tłumaczenia.

2. Biuro tłumaczeń TECH-TEXT nie odpowiada za opóźnienia i usterki wynikłe z przyczyn niezależnych od biura tłumaczeń TECH-TEXT, takich jak działanie siły wyższej, awarie sprzętu komputerowego, awarie łączy internetowych i telefonicznych oraz przerwy w dostawie prądu.

3. Biuro tłumaczeń TECH-TEXT nie ponosi odpowiedzialności za błędy merytoryczne w tłumaczeniu, które są konsekwencją błędów występujących w tekście oryginału.

§ 9 Reklamacje

1. Wykorzystywanie w jakikolwiek sposób tekstu tłumaczenia wykonanego przez biuro tłumaczeń TECH-TEXT przed uregulowaniem należności za wykonanie tegoż tłumaczenia, w tym przekazywanie lub udostępnianie tłumaczenia osobom trzecim, jest równoznaczne z przyjęciem tłumaczenia bez zastrzeżeń.

2. Reklamacja tłumaczenia musi być zgłoszona w formie pisemnej i należycie uzasadniona.

3. W przypadku uznania reklamacji za słuszną, biuro tłumaczeń TECH-TEXT w porozumieniu ze Zleceniodawcą wykonuje nieodpłatnie weryfikację tłumaczenia i/lub udziela Zleceniodawcy rabatu ustalanego indywidualnie dla każdej reklamacji.

4. Reklamacje tłumaczeń wykonywanych na wyraźne życzenie klienta w trybie przyspieszonym i ekspresowym nie są uwzględniane.

§ 10 Płatności

1. Płatność należności za wykonane tłumaczenie jest dokonywana na podstawie faktury wystawionej przez biuro tłumaczeń TECH-TEXT. Zleceniodawca uiszcza należność gotówką w siedzibie biura tłumaczeń TECH-TEXT lub przelewem na numer konta podany na fakturze.

2. W przypadku Zleceniodawców, którzy podpisali z biurem tłumaczeń TECH-TEXT umowę o stałej współpracy wystawiana jest faktura zbiorcza za zlecenia wykonane w okresie jednego miesiąca kalendarzowego.

3. Wykonane tłumaczenie pozostaje własnością biura tłumaczeń TECH-TEXT do chwili uregulowania należności za wykonane tłumaczenie przez Zleceniodawcę. Wraz z dokonaniem płatności Zleceniodawca uzyskuje majątkowe prawa autorskie do tłumaczenia.

4. W przypadku gdy termin płatności upłynął bezskutecznie, biuro tłumaczeń TECH-TEXT przesyła przypomnienie o nieuregulowanej płatności.

5. W przypadku przekroczenia terminu płatności o 7 dni, biuro tłumaczeń TECH-TEXT przesyła wezwanie do zapłaty listem poleconym.

6. W przypadku przekroczenia terminu płatności o 14 dni, biuro tłumaczeń TECH-TEXT przekazuje sprawę nieuregulowanej należności firmie windykacyjnej. Klient zostaje obciążony wszelkimi kosztami windykacji.

7. Biuro tłumaczeń TECH-TEXT zastrzega sobie prawo do pobrania zaliczki przed rozpoczęciem tłumaczenia.

§ 11 Postanowienia końcowe

1. Biuro tłumaczeń TECH-TEXT może podjąć się realizacji usługi tłumaczenia pisemnego bądź ustnego na warunkach innych niż określone w niniejszym regulaminie lub cenniku. Ustalenie takich warunków następuje wówczas w formie pisemnej umowy zawieranej indywidualnie pomiędzy biurem tłumaczeń TECH-TEXT a Zleceniodawcą.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 4 lutego 1994 r. (Dz.U. Nr 24, poz. 83 z późniejszymi zmianami).

Data ostatniej aktualizacji regulaminu: 1.01.2016. Aktualny regulamin jest zawsze dostępny w siedzibie biura tłumaczeń TECH-TEXT.